2. Quelles Données à caractère personnel traitons-nous ?
A- Vous avez un lien contractuel avec une société du Groupe Covivio
Nous nous employons à vous informer « au fil de l’eau » ainsi que dans le cadre des contrats visant ou impliquant le traitement de vos Données à caractère personnels, de la nature exacte de ces données ainsi que de vos droits y afférents. Généralement, ces données ont été recueillies auprès de vous directement.
Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter notre DPO à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr.
B- Vous êtes un contact au sens large du Groupe Covivio
Les Données que nous traitons sont destinées essentiellement à vous transmettre des informations relatives à Covivio et à ses filiales, à gérer la relation que nous entretenons avec vous, à vous convier à des événements, enquêtes de satisfactions ou jeux concours.
Il peut s’agir notamment de :
- vos noms (de naissance ou d’usage) et prénoms ;
- votre employeur ;
- le cas échéant, votre secteur professionnel ;
- vos coordonnées (adresses email et postale, numéro de téléphone).
Vous pouvez à tout moment demander à de plus figurer dans nos mail lists (grâce à des espaces dédiés dans ces dernières ou en contactant notre DPO à dpo@covivio.fr).
Si aucun autre lien ne vous lie à Covivio, nous supprimerons définitivement vos Données de nos bases.
Information spécifique concernant le CRM mis en place par Covivio :
Afin de faciliter la gestion de ses contacts, Covivio a mis en place un outil de gestion dit « CRM » (Client Relationship Management).
En tant que « contact » interne ou externe au sens large de notre Groupe (Covivio SA et ses filiales à l’étranger et en France, dont les sociétés et Covivio Hotels, nous traitons vos Données à caractère personnel au sein d’un logiciel développé par Sales Force agissant en qualité de sous-traitant de vos données personnelles.
Ce traitement reposant sur votre consentement, vous pouvez à tout moment demander à ce que les Données figurant dans cet outil soient anonymisées (dpo@covivio.fr).
Les Données à caractère personnel que pouvons être amenés à traiter sont les suivantes :
Il s’agit de vos :
- nom(s) et prénom(s) ;
- qualité civile ;
- adresse professionnelle et/ou personnelle ;
- téléphone professionnel et/ou personnel ;
- email professionnel et/ou personnel ;
- fonction ;
- catégorie de fonction ;
- secteur d’activité ;
- type de relation que vous entretenez avec Covivio (client, locataire, fournisseur, administrateur, actionnaire, prospect, collaborateur, autre…) ou de celle de votre entreprise ;
- vos souhaits d’invitation à des événements organisés par Covivio ;
- les données relatives aux rendez-vous que vous avez tenus avec nos collaborateurs ;
- votre éventuelle appartenance à une association ou autre cercle professionnel et toute information à caractère strictement professionnel concernant la relation que vous entretenez avec notre Groupe.
Généralement ces Données ont été collectées auprès de vous directement ou sont des informations publiques.
Vos données à caractère personnel sont traitées :
en vue d’assurer une communication efficace et ciblée entre les collaborateurs du Groupe Covivio d’une part et vous ou votre entreprise d’autre part ;
- d’optimiser la gestion des contacts du groupe au sein de nos équipes
Ces Données sont à l’usage exclusif du Groupe Covivio.
Les destinataires en sont :
les collaborateurs habilités de Covivio et de ses filiales en France et à l’étranger (le Groupe Covivio) ;
- le cas échéant, certains collaborateurs habilités de la société Sales Force, agissant en qualité de sous-traitant des Données pour le compte de Covivio.
Vos données peuvent être amenées à être transférées en dehors de l’Union européenne selon des modalités conformes à la réglementation en vigueur (mise en place de garanties appropriées notamment des Biding Corporate Rules (BCR) et des Clauses Contractuelles Types (CCT)) .
Elles ne font en aucun cas l’objet de transactions commerciales avec des tiers.
Politique de conservation de vos Données à caractère personnel dans le CRM :
nous anonymisons, au sein de notre outil, vos Données dans un délai maximum de quinze (15) jours suivant votre demande ;
- nous effectuons des campagnes annuelles de fiabilisation de vos Données.
C- Vous êtes un actionnaire d’une société du Groupe Covivio (ou représentez un actionnaire)
En tant qu’émetteur, nous sommes amenés à collecter certaines Données à caractère personnel de nos actionnaires individuels (personnes physiques ou représentants des personnes morales).
Nous traitons vos Données en vue :
- de vous transmettre l’ensemble de la documentation à laquelle vous – ou la société que vous représentez – avez droit ou sollicitez en votre qualité d’actionnaire ;
- de satisfaire à nos obligations légales et réglementaires ;
- d’effectuer un suivi de la composition de notre actionnariat.
Ces Données sont constituées de :
- vos nom(s) (de naissance ou d’usage) et prénom(s) ;
- date et lieu de naissance ;
- numéro de téléphone professionnel et/ou personnel ;
- adresse postale professionnelle et/ou personnelle ;
- adresse électronique professionnelle et/ou personnelle ;
- pays de résidence ;
- votre participation au capital de Covivio (nombre de titres, régime de propriété, existence éventuelle d’un nantissement ou de tout autre garantie, date d’ouverture du compte actionnaire, numéros d’identification internes…) ;
- le cas échéant, votre qualité de collaborateur du Groupe et l’entité qui vous emploie.
